Publié le : 27 octobre 20228 mins de lecture
Souvent négligé, le poste d’hôtesse d’accueil est essentiel en entreprise et lors d’évènement, pour accroitre la productivité d’une société. En gérant les tâches administratives, l’accueil, le contact avec le client et les coups de fil téléphonique, l’hôtesse d’accueil décharge les collaborateurs de ces missions importantes, pour le bon fonctionnement d’une société.
L’utilité d’une hôtesse d’accueil lors d’un évènement
L’hôtesse est souvent la première personne que le visiteur rencontre lorsqu’il s’attarde à un stand. Il est donc essentiel de la choisir avec soin. Les candidats ne manquent pas sur le site hotessejob mais vous pouvez passer par une agence spécialisée pour s’occuper de votre recrutement pour vous. Ils seront plus à même de recruter des hôtesses d’accueil de qualité, surtout si l’agence a des années d’expérience en la matière.
Il ne faut pas prendre le recrutement d’une hôtesse d’accueil à la légère, car elle sera l’ambassadrice de votre marque lors de cet évènement. Elle doit donc avoir des qualités indispensables comme :
- Être polyvalente et organisée
- Résister au stress
- Être autonome
- Avoir une aisance orale et un bon sens du contact
- Capable d’apprendre à utiliser ses outils de travail rapidement
- Avoir un vocabulaire correct et approprié
Une fois le recrutement effectué, prenez le temps de former votre hôtesse d’accueil sur votre entreprise, vos produits et votre clientèle principale, avant l’évènement. Il est important qu’elle est toutes les cartes en main pour pouvoir répondre le moment venu, à des questions primaires sur votre activité et votre plus-value. Attention tout de même à ne pas confondre le rôle d’une hôtesse d’accueil à celui d’une vendeuse. La première a pour mission de susciter l’intérêt d’un client et la seconde a pour objectif de vendre !
Lorsqu’une hôtesse est bien formée et efficace sur le terrain, vous pouvez ensuite faire appel à ses services pour d’autres évènements, sans prévoir de formation au préalable. Un gain de temps !
C’est souvent à l’entreprise, donc à vous, de fournir les tenues des hôtesses d’accueil. Vous avez tout intérêt à le faire, car une tenue sophistiquée qui rappelle les valeurs de votre société, permettra d’attirerle client à votre stand.
L’hôtesse d’accueil au cœur de l’image d’une entreprise
Une hôtesse d’accueil peut également être utile tous les jours, au siège d’une entreprise. En effet vos collaborateurs et vous-même n’avez probablement pas le temps de gérer l’accueil des visiteurs, les livraisons ainsi que les coups de fil téléphoniques. C’est pour vous décharger de ces tâches qu’il est important d’embaucher une hôtesse d’accueil. Déléguer l’accueil permet de rendre l’entreprise plus productive.
Voici quelques tâches qu’une hôtesse d’accueil en entreprise peut réaliser :
- Commander des fournitures : l’hôtesse d’accueil doit avoir le réflexe de vérifier les stocks de fournitures régulièrement pour pouvoir en recommander à temps.
- Tenir une feuille d’émargement des visiteurs : souvent négligée, la feuille d’émargement est cependant très utile en cas de danger ou de situations à risque dans une société. Elle permet de tracer les entrées et sorties inhabituelles dans le bâtiment.
- Répondre aux appels et les rediriger vers les collaborateurs : les coups de fil vont surement rythmer vos journées. L’hôtesse devra toujours répondre au téléphone, peu importe la tâche qu’elle est déjà en train de faire. Le métier d’hôtesse d’accueil en entreprise nécessite d’être polyvalente et réactive.
- Gérer le courrier : c’est un travail fastidieux surtout si au sein d’une grande entreprise. Pourtant il est important de le faire plusieurs fois par jour pour s’assurer que tous les collaborateurs reçoivent et puissent envoyer leur courrier. Certaines entreprises dépendent beaucoup de ce service. L’hôtesse d’accueil est donc indispensable pour gérer ce pôle.
- Prendre des messages et des rendez-vous
- Faire du traitement de textes sur ordinateur
- Réserver pour les collaborateurs des taxis, des hôtels ou des billets d’avion
- Gérer un organigramme
- Faire des photocopies
Faire appel à une agence pour recruter une hôtesse d’accueil
Dans les grandes entreprises, il est courant de faire appel à une agence de recrutement pour trouver une hôtesse d’accueil. Cela permet de bénéficier d’un large choix de candidats et de s’assurer que le poste sera bien pourvu. Toutefois, faire appel à une agence de recrutement n’est pas une décision à prendre à la légère. En effet, cela peut comporter un coût assez élevé. Il est donc important de bien réfléchir avant de se lancer. Voici quelques points à prendre en compte lorsque vous envisagez de faire appel à une agence de recrutement pour trouver une hôtesse d’accueil.
- Le coût
- La qualité du service
- La réputation de l’agence
- Les avis des clients
- Les garanties de l’agence
Utiliser des outils adaptés au standard téléphonique
L’utilisation d’un logiciel de phoning pour le standard téléphonique permettant de centraliser les appels est une méthode courante pour les entreprises et les organisations. Cela permet de gérer les appels entrants et sortants de manière efficace et d’améliorer la communication au sein de l’entreprise. Il existe de nombreux outils adaptés au standard téléphonique, qui permettent de gérer les appels de manière centralisée. Les outils les plus couramment utilisés sont les PBX et les PABX. Les PBX sont des systèmes privés de télécommunication, qui permettent de gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise. Les PABX sont des systèmes publics de télécommunication, qui permettent également de gérer les appels. Ces outils sont très utiles pour les entreprises, car ils permettent de gérer les appels de manière centralisée. Il existe de nombreux avantages à utiliser un logiciel de téléphonie pour centraliser les appels. Cela permet notamment de :
- Gagner du temps, car les appels peuvent être gérés de manière plus efficace.
- Améliorer la communication au sein de l’entreprise, car les appels peuvent être transférés plus facilement
- Réduire les coûts, car les appels peuvent être gérés de manière plus efficace.
Il existe de nombreux outils adaptés au standard téléphonique, qui permettent de gérer les appels au sein d’un accueil. Renseignez-vous sur les différents logiciels pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.
