Hôtesse d’accueil : gagnez du temps dans la gestion de l’accueil

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Souvent négligé, le poste d’hôtesse d’accueil est essentiel en entreprise et lors d’évènement, pour accroitre la productivité d’une société. En gérant les tâches administratives, l’accueil, le contact avec le client et les coups de fil téléphonique, l’hôtesse d’accueil décharge les collaborateurs de ces missions importantes, pour le bon fonctionnement d’une société.

L’utilité d’une hôtesse d’ac cueil lors d’un évènement

L’hôtesse est souvent la première personne que le visiteur rencontre lorsqu’il s’attarde à un stand. Il est donc essentiel de la choisir avec soin. Les candidats ne manquent pas sur le site hotessejob mais vous pouvez passer par une agence spécialisée pour s’occuper de votre recrutement pour vous. Ils seront plus à même de recruter des hôtesses d’accueil de qualité, surtout si l’agence a des années d’expérience en la matière.

Il ne faut pas prendre le recrutement d’une hôtesse d’accueil à la légère, car elle sera l’ambassadrice de votre marque lors de cet évènement. Elle doit donc avoir des qualités indispensables comme :

  • Être polyvalente et organisée
  • Résister au stress
  • Être autonome
  • Avoir une aisance orale et un bon sens du contact
  • Capable d’apprendre à utiliser ses outils de travail rapidement
  • Avoir un vocabulaire correct et approprié

Une fois le recrutement effectué, prenez le temps de former votre hôtesse d’accueil sur votre entreprise, vos produits et votre clientèle principale, avant l’évènement. Il est important qu’elle est toutes les cartes en main pour pouvoir répondre le moment venu, à des questions primaires sur votre activité et votre plus-value. Attention tout de même à ne pas confondre le rôle d’une hôtesse d’accueil à celui d’une vendeuse. La première a pour mission de susciter l’intérêt d’un client et la seconde a pour objectif de vendre !

Lorsqu’une hôtesse est bien formée et efficace sur le terrain, vous pouvez ensuite faire appel à ses services pour d’autres évènements, sans prévoir de formation au préalable. Un gain de temps !

C’est souvent à l’entreprise, donc à vous, de fournir les tenues des hôtesses d’accueil. Vous avez tout intérêt à le faire, car une tenue sophistiquée qui rappelle les valeurs de votre société, permettra d’attirerle client à votre stand.

L’hôtesse d’accueil au cœur de l’image d’une entreprise

 Une hôtesse d’accueil peut également être utile tous les jours, au siège d’une entreprise. En effet vos collaborateurs et vous-même n’avez probablement pas le temps de gérer l’accueil des visiteurs, les livraisons ainsi que les coups de fil téléphoniques. C’est pour vous décharger de ces tâches qu’il est important d’embaucher une hôtesse d’accueil. Déléguer l’accueil permet de rendre l’entreprise plus productive.

 Voici quelques tâches qu’une hôtesse d’accueil en entreprise peut réaliser :

  • Commander des fournitures : l’hôtesse d’accueil doit avoir le réflexe de vérifier les stocks de fournitures régulièrement pour pouvoir en recommander à temps.
  • Tenir une feuille d’émargement des visiteurs : souvent négligée, la feuille d’émargement est cependant très utile en cas de danger ou de situations à risque dans une société. Elle permet de tracer les entrées et sorties inhabituelles dans le bâtiment.
  • Répondre aux appels et les rediriger vers les collaborateurs : les coups de fil vont surement rythmer vos journées. L’hôtesse devra toujours répondre au téléphone, peu importe la tâche qu’elle est déjà en train de faire. Le métier d’hôtesse d’accueil en entreprise nécessite d’être polyvalente et réactive.
  • Gérer le courrier : c’est un travail fastidieux surtout si au sein d’une grande entreprise. Pourtant il est important de le faire plusieurs fois par jour pour s’assurer que tous les collaborateurs reçoivent et puissent envoyer leur courrier. Certaines entreprises dépendent beaucoup de ce service. L’hôtesse d’accueil est donc indispensable pour gérer ce pôle.
  • Prendre des messages et des rendez-vous
  • Faire du traitement de textes sur ordinateur
  • Réserver pour les collaborateurs des taxis, des hôtels ou des billets d’avion
  • Gérer un organigramme
  • Faire des photocopies